Booking Policy Statements for Mexico, Canada, Caribbean and Latin America

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AmericanAirlines®
March 1, 2008
Dear Travel Professional,

In an effort to reduce distribution costs and to be more consistent with industry practices, American
Airlines is revising its GDS booking policy. In today’s environment, American Airlines is charged a fee by
a GDS for each instance an Agent books any AA/AA* segments. Inactive segments that are not removed
from PNRs increase our distribution costs. Therefore, Agencies must cancel all inactive PNR segments
before a flight’s departure.

Beginning with bookings made on April 1, 2008 and beyond, American Airlines will audit all PNR
transactions to identify non-compliant practices regarding inactive segments. As policy violations are
identified, AA will issue a monthly debit memo to recover the cost of unproductive bookings at USD $3.50
per segment plus a USD $50.00 administrative service fee per debit memo.

Compliance with our inactive segment policy will reduce unnecessary distribution costs.
We thank you for your cooperation in adhering to our booking policies.
Limit of Responsibility: The published documents of Air lines by means of this route, of no way represent
the political opinion nor of the Administration of BSPLink or IATA. The information contained in these
documents is provided by the Airline named in such, for benefit of the users of BSPLink. IATA accepts no
responsibility by no declaration or erroneous asseveration in these documents, neither by their content
nor the use of information contained in this document.

American Airlines GDS Booking Fee Monitoring Policy
American Airlines recognizes GDS as a valuable distribution channel, and as such, we currently participate in all major
systems. As part of our participation, we pay incremental fees for travel agent bookings. Billable activity includes sell, cancel,
waitlist, desire, change, schedule change, etc.
While the following initiatives and policies are in support of our ongoing effort to monitor and control our GDS costs, they will
also improve your work environment by eliminating non-productive activity, allowing your agents to work better and work
smarter.
Cost Control Initiatives
• Waitlist Reduction - AA has reduced waitlist ceilings and eliminated waitlist in most discount classes of service.
This modification provides a waitlist product that allows you to waitlist inventory that has the most potential of
clearing.
• Schedule Change Notification - Notification for minor time changes has been reduced, eliminating unnecessary
queue and telephone activity.
• Claim PNR - Allows you to claim bookings made by American Airlines, eliminating the need to create additional
active or passive bookings. This will be a real time saver for your agents.
Policies
• Duplicate Bookings - AA will monitor booking activity at the travel agent level in order to identify duplicate
bookings. American Airlines definition of a duplicate booking is the use of the same passenger name for an
additional flight for the same market, date, IATA number, regardless of flight number, class of service or status
code. You should never book duplicate space, as this is a waste of your time and a loss to us.
• Fictitious Bookings - Fictitious bookings are those with name field items that read test / traveler / tourist or a
surname with fictitious initials, i.e. A / B / C / D / E. Please avoid the practice of holding space under speculative
passenger names. We will monitor booking activity at the travel agent level in order to identify fictitious bookings.
• GDS Conversions - Agencies will be responsible for payment of booking fees associated with conversion to a new
GDS.
• Passive PNR - Claim PNR eliminates the need for Passive PNRs. Passive PNRs will be subject to the
unproductive segment fees.
• Schedule Change - AA is billed for both the original WK and replacement SC segment and only receives credit if
the WK or WL segment is canceled. When working your schedule change queue, you must cancel these WK / WL
segments.
• Inactive Segments - Agencies must cancel unnecessary segments with status codes of DL, DS, HX, IX, MM, NO,
RM, UC, UN, US, UU, WK and WL at least 24 hours prior to flight departure.

In addition to these policies, you can assist us in controlling booking fee costs by remembering that every time you action
an air segment there is a charge. Other requirements and suggestions that will keep booking fee costs down and save you
time are:
1. Eliminate excessive cancel and rebook activity by ticketing within the time limit specified in the fare rule.
2. When using low fare products, complete the booking and low fare entry in one transaction.
3. For locations with multiple GDS, book and ticket in the same system.
4. PNR clean up - Agents must cancel unnecessary segments with status codes of DL, DS, HX, IX, MM, NO, RM,
UC, UN, US, UU, WK and WL. This will also help in reading, pricing and ticketing the PNR.
5. Do not book air segments for administrative reasons. Use auxiliary segments whenever possible.
6. Limit the use of open segments. Your passenger will be better served being confirmed.
7. Avoid using Passive PNRs and instead use Claim PNR
8. Eliminate the practice of holding speculative space under fictitious names.

Working within our initiatives, policy changes and suggestions will improve your overall productivity and support our cost
control effort.

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Portuguese

AmericanAirlines®
1 de março de 2008

Caro Profissional de Viagens,
Em um esforço para reduzir os custos de distribuição e melhorar a conformidade com as práticas da
indústria, a AA está revisando sua política de reservas GDS.
Atualmente, a AA paga uma taxa ao GDS sempre que um agente faz uma reserva de qualquer
segmento AA. Segmentos inativos não removidos dos PNRs aumentam nossos preços de distribuição.
Sendo assim, as agências devem cancelar todos os segmentos PNRs inativos 24 horas antes da partida
do vôo.
Por favor, consulte o texto abaixo (disponível online pelo link a seguir) para uma explicação detalhada de
nossa política para segmentos inativos.
Link: http://www.aa.com/content/agency/Booking_Ticketing/Booking/booking_gds_proc.jhtml

A partir de 1 de abril e 2008, a AA auditará todas as reservas de transações com PNRs para identificar
práticas não condizentes relativas aos segmentos inativos. À medida que violações das políticas forem
identificadas, a AA emitirá uma nota de cobrança mensal para recuperar o custo de reservas
improdutivas no valor de USD $3,50 por segmento. Mais uma taxa de serviço administrativo de USD
$50,00 por nota de cobrança.
A conformidade com nossa política de segmento inativo reduzirá custos de distribuição desnecessários e
improdutivos. Agradecemos por sua cooperação em adotar nossas políticas de reservas.
Obrigado por seu apoio contínuo à American Airlines.

Limite da responsabilidade: Os originais publicados de linhas de ar por meio desta rota, de nenhuma maneira representam a opinião
política nem da administração de BSPLink ou de IATA. A informação contida nestes originais é fornecida pela linha aérea nomeada em tais,
para o benefício dos usuários de BSPLink. O IATA não aceita nenhuma responsabilidade por nenhum declaração ou asseveration errôneo
nestes originais, nem por seu índice nem pelo uso da informação contido neste original.
Política de Monitoramento de Taxa de Reserva Via GDS da American Airlines
A American Airlines atualmente participa de todos os principais sistemas GDS. Como parte de nossa participação,
pagamos taxas por segmentos pelas reservas feitas pelos agentes de viagem. As atividades passíveis de cobrança incluem
venda, cancelamento, lista de espera, solicitações de espaço, alterações, etc.
Ainda que as iniciativas e políticas a seguir estejam em conformidade com nosso esforço contínuo para monitorar e
controlar nossos custos de GDS, elas também irão melhorar seu ambiente de trabalho eliminando atividades não
produtivas, permitindo aos nossos agentes trabalharem melhor e de maneira mais inteligente.
Iniciativas de Controle de Custo

 Redução de lista de espera – a AA reduziu os limites das listas de espera e eliminou as listas de espera na
maioria das classes de serviço com descontos. Essa modificação oferece um produto de lista de espera que
permite a você contar com uma disponibilidade de lista de espera com maior potencial de liberação.
 Notificação de Alteração de Horário – A notificação para alterações de pequenos horários (minutos e segundos
do horário original) foi reduzida, eliminando filas e telefonemas desnecessários.
 Resgate de PNR – Permite o resgate de reservas feitas pela American Airlines, eliminando a necessidade de
criar reservas ativas ou passivas. Esse é um fator de ganho de tempo para seus agentes.
Políticas
 Reservas Duplicadas – A AA monitorará as atividade de reservas no nível do agente de viagem para identificar
reservas duplicadas. A definição da American Airlines para uma reserva duplicada é a utilização do mesmo nome
de passageiro para um vôo adicional no mesmo mercado, data, número IATA, independente do número do vôo,
classe de serviço ou código de status. Não se deve nunca reservar espaço duplicado, pois isso representa perda
de tempo para você e prejuízo para nós.
 Reservas Fictícias – Reservas fictícias podem incluir aquelas com itens com nomes de campo como teste /
viajante / turista ou um sobrenome com iniciais fictícias, como A / B / C / D / E. Por favor, evite a prática de reter
espaços sob nomes de passageiros especulativos. A AA monitorará as atividade de reservas no nível do agente
de viagem para identificar reservas fictícias.
 Conversões de CRS – As agências serão responsáveis pelo pagamento das taxas de reservas associadas a
conversão para um novo CRS.
 PNR passivo – O resgate de PNR elimina a necessidade de PNRs passivos. Os PNRs passivos são sujeitos às
taxas de segmentos improdutivos
 Alteração de Horário – A AA paga o segmento original WK e o de substituição SC e só recebe o crédito se o
segmento WK ou WL for cancelado. Ao trabalhar com sua fila de alteração de horário, você precisa cancelar
esses segmentos WK / WL.
 Segmentos Inativos – As agências devem cancelar os segmentos desnecessários com códigos de status de DL,
DS, HX, IX, MM, NO, RM, UC, UN, US, UU, WK e WL. TK com pelo menos 24 horas antes da partida do vôo.

O não cumprimento dessas políticas podem resultar na emissão de notas de débito para a agência por infrações de
reservas para compensar os custos pagos pela American Airlines, incluindo uma taxa de serviço administrativo.
Adicionalmente a essas políticas, você pode nos ajudar a controlar os custos das taxas de reservas lembrando-se de
que todas as vezes que você acionar um segmento aéreo, será cobrada uma taxa. Outras exigências e sugestões que
manterão os custos das taxas de reservas mais baixos e pouparão seu tempo são:
1. Eliminar atividades excessivas de cancelamento e reconfirmação de reservas pela emissão de bilhetes dentro do
limite de tempo especificado na norma da tarifa.
2. Ao usar produtos de tarifa baixa, completar a reserva e a tarifa reduzida em uma transação.
3. Para locais com múltiplos CRS, fazer a reserva e emissão do bilhete pelo mesmo sistema.
4. Limpeza de PNR – Os agentes devem cancelar segmentos desnecessários com códigos de status DL, DS, HX,
IX, MM, NO, RM, UC, UN, US, UU, WK e WL. Isso também ajudará na leitura, identificação de preço e emissão
de bilhete para o PNR.
5. Não fazer a reserva de segmentos aéreos por motivos administrativos. Usar segmentos auxiliares sempre que
possível.
6. Limitar o uso de segmentos abertos. Seu passageiro será melhor atendido mediante uma confirmação.
7. Evitar o uso de PNRs passivos e usar o recurso de resgate de PNR em substituição.
8. Eliminar a prática de reter espaço especulativo sob nomes fictícios.

O trabalho em conformidade com nossas iniciativas, alterações de políticas e sugestões permitirá uma melhor
produtividade e nos ajudará em nossos esforços para o controle dos custos.

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Spanish

AmericanAirlines®
1 de marzo de 2008

Estimado Profesional de la Industria de Viajes,
En un esfuerzo para reducir los costos de distribución e ir más acorde con las prácticas de la industria,
American Airlines está modificando su política de reservaciones hechas a través de un GDS.
Actualmente, American Airlines paga un cargo a un GDS cada vez que un Agente reserva algún
segmento de American Airlines. Los segmentos inactivos que no son eliminados de los PNR aumentan
nuestros costos de distribución. Por lo tanto, las Agencias deben cancelar todos los segmentos inactivos
de los PNR 24 horas antes de la salida de un vuelo.
Por favor, revise el siguiente texto (disponible en línea en el siguiente enlace) para obtener una
explicación detallada de nuestra política sobre segmentos inactivos.
Enlace: lhttp://www.aa.com/content/agency/Booking_Ticketing/Booking/booking_gds_proc.jhtml

American Airlines realizará una auditoria a todas las transacciones de PNR para identificar las prácticas
que no cumplan con la política referente a los segmentos inactivos empezando con las reservaciones
hechas a partir del 1 de abril de 2008. A medida que se identifiquen las violaciones a la política,
American Airlines emitirá mensualmente una nota de débito de USD $3.50 por cada segmento para
recuperar el costo de las reservaciones improductivas. Además, se cobrará un cargo de USD $50.00 por
servicios administrativos por nota de débito.
El cumplimiento de nuestra política de segmentos inactivos reducirá los innecesarios e improductivos
costos de distribución.
Agradecemos su cooperación y su continuo apoyo a American Airlines.

Límite de Responsabilidad:
Los documentos de Líneas Aéreas publicados por medio de esta vía, de ninguna manera representan la opinión ni política de la
Administración de BSPLink o de IATA. La información contenida en estos documentos es proporcionada por la Aerolínea nombrada en los
mismos, para beneficio de los usuarios de BSPLink. IATA no acepta ninguna responsabilidad por ninguna declaración o aseveración
errónea en estos documentos, ni por su contenido ni el uso de información contenida en este documento.
Política de American Airlines referente al Control de Cargos por Reservaciones hechas a través
de un GDS
American Airlines participa actualmente en todos los principales sistemas GDS. Como parte de nuestra participación,
pagamos cargos por los segmentos reservados por agentes de viajes. Las actividades que implican un cobro incluyen
ventas, cancelaciones, poner en lista de espera, poner segmentos en DS, cambios, cambios de horario, etc.
Si bien las siguientes iniciativas y políticas sirven para apoyar nuestro esfuerzo continuo para monitorear y controlar
nuestros costos de GDS, también mejorarán su ambiente laboral al eliminar la actividad improductiva, permitiendo a sus
agentes trabajar mejor y de una manera inteligente.

Iniciativas de Control de Costos
 Reducción de la Lista de Espera - American Airlines ha reducido los límites máximos de las listas de espera y
ha eliminado las listas de espera en la mayoría de las clases de servicio con descuento. Esta modificación ofrece
un producto que le permite poner en lista de espera una clase de tarifa con el mayor potencial de confirmación.
 Notificación de Cambio de Horario – Las notificaciones de cambios de hora menores han sido reducidas,
eliminando las colas y llamadas telefónicas innecesarias.
 Reclamo de PNR – Le permite reclamar reservaciones hechas por American Airlines, eliminando la necesidad de
crear otras reservaciones activas o pasivas. Esto le ahorra tiempo a sus agentes.
Políticas
 Reservaciones Duplicadas - American Airlines monitoreará la actividad de las reservaciones a nivel del agente de
viajes para identificar las reservaciones duplicadas. La definición que American Airlines tiene de una reservación
duplicada es el uso del mismo nombre de pasajero para un vuelo adicional en el mismo mercado, fecha, número
IATA, sin tener en cuenta el número de vuelo, clase de servicio o código de estado. Nunca deberá reservar un
espacio duplicado, ya que representa una pérdida de tiempo para usted y una pérdida para nosotros.
 Reservaciones Ficticias – Las reservaciones ficticias pueden incluir aquellas que en el campo del nombre
contengan elementos como prueba / viajero / turista o un apellido con iniciales ficticias, es decir, A / B / C / D / E.
Evite la práctica de mantener espacios bajo nombres especulativos de pasajeros. Monitorearemos la actividad de
las reservaciones a nivel del agente de viajes con el fin de identificar reservaciones ficticias.
 Conversiones de CRS – Las agencias serán responsables por el pago de los cargos por reservaciones asociados
con la conversión a un CRS nuevo.
 PNR Pasivo- El reclamo de PNR elimina la necesidad de PNR pasivos. Los PNR pasivos estarán sujetos a los
cargos por segmentos improductivos.
 Cambio de Horario - American Airlines paga un cargo tanto por el segmento original WK como por el segmento de
reemplazo SC y sólo recibe crédito si el segmento WK o WL es cancelado. Al trabajar su cola de cambio de
horarios debe cancelar estos segmentos WK / WL.
 Segmentos Inactivos – Las agencias deben cancelar los segmentos innecesarios con los códigos de estado DL,
DS, HX, IX, MM, NO, RM, UC, UN, US, UU, WK y WL por lo menos 24 horas antes de la salida del vuelo.

El incumplimiento de estas políticas puede resultar en la emisión de notas de débito para la agencia por cometer
infracciones al hacer las reservaciones. Estas notas de débito tienen como fin contrarrestar los costos incurridos por
American Airlines y además se incluirá un cargo por servicios administrativos.

Además de estas políticas, usted nos puede ayudar a controlar los costos de los cargos por reservaciones al recordar que
se cobrará un cargo cada vez que activa un segmento aéreo. Otros requerimientos y sugerencias que reducirán los costos
de los cargos por reservaciones y que le ahorrarán tiempo son:
1. Eliminar la actividad excesiva de cancelar y volver a reservar espacios al emitir el boleto dentro del tiempo límite
especificado en la regulación de la tarifa.
2. Al utilizar productos de tarifas bajas, complete la entrada para hacer la reservación y grabar la tarifa baja en una
sola transacción.
3. Para ubicaciones con CRS múltiples, haga la reservación y emita el boleto a través del mismo sistema.
4. Limpieza de PNR – Los agentes deben cancelar los segmentos innecesarios con los códigos de estado DL, DS,
HX, IX, MM, NO, RM, UC, UN, US, UU, WK y WL. Esto también ayudará a leer, grabar el precio y emitir el boleto
del PNR.
5. No reserve segmentos aéreos por razones administrativas. Utilice segmentos auxiliares siempre que sea posible.
6. Limite el uso de segmentos abiertos. Su pasajero estará mejor atendido al estar confirmado.
7. Evite el uso de PNR pasivos y utilice el reclamo de PNR.
8. Elimine la práctica de mantener espacios especulativos bajo nombres ficticios.

Al trabajar de acuerdo con nuestras iniciativas, cambios de políticas y sugerencias mejorará su productividad general y
apoyará nuestro esfuerzo para controlar costos.

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French

AmericanAirlines®
1er Mars 2008

Cher professionnel des voyages :
Dans un effort visant à réduire les coûts de distribution et d'être plus consistent avec les pratiques de
l'industrie, American Airlines est en train de réviser sa politique de réservations dans des GDS.
Dans l'environnement actuel, American Airlines est facturée par un GDS chaque fois qu'un Agent réserve
des segments sur AA/AA*.

Des segments inactifs qui ne sont pas retirés des PNRs augmentent nos coûts de distribution. Par
conséquent, toutes les Agences doivent annuler tout segment inactif avant le départ d'un vol.
S’il vous plaît, veuillez vous référer au texte ci-dessous (disponible en ligne à partir du lien suivant) pour
une explication détaillée de notre politique sur les segments inactifs, qui devront être annulés des PNR
au moins 24 heures avant le départ du vol.
Lien: http://www.aa.com/content/agency/Booking_Ticketing/Booking/booking_gds_proc.jhtml

Commençant par les réservations effectuées le 1er avril 2008 et au-delà, American Airlines vérifiera
toutes les transactions de PNR pour identifier les pratiques non-conformes en ce qui concerne les
segments inactifs.
Au fur et à mesure que les violations seront identifiées, AA émettra une note de débit mensuelle pour
recouvrer le coût des réservations improductives à des frais de USD 3.50 par segment, plus une
redevance de USD 50.00 pour des services administratifs, par note de débit.
Le respect de notre politique de segments inactifs réduira les coûts de distribution inutiles.
Nous vous remercions de votre coopération dans le respect de nos politiques de réservations.

Limite de responsabilité:
Les documents publiés par les lignes aériennes, par le moyen de cette route, ne représentent ni l'opinion
politique, ni l’opinion administrative de BSPLink ou de l'IATA.
Les informations contenues dans ces documents sont fournies par la compagnie aérienne ci-nommée, et
pour le bénéfice des utilisateurs de BSPLink.

L'IATA n'assume aucune responsabilité pour des déclarations ou confirmations erronées dans ces
documents, ni pour leur contenu, ni pour l'utilisation de l'information contenue dans ce document.
American Airlines - Politique de vérification des frais de réservations sur des GDS
American Airlines reconnaît les GDSs comme un précieux canal de distribution, et comme tel, nous participons à tous les
grands systèmes. Dans le cadre de notre participation, nous payons des frais additionnels pour les réservations des agents
de voyages. Les activités facturables comprennent les ventes, les annulations, les listes d'attente, le désir, le changement,
le changement d'horaire, etc.

Alors que les initiatives suivantes et les politiques sont en faveur de nos efforts visant à suivre et contrôler nos coûts GDS,
ils devront aussi améliorer votre environnement de travail en éliminant l’activité non-productive, pour permettre les agents à
mieux travailler et à travailler plus intelligemment.
Initiatives de contrôle des coûts
• Réduction des listes d’attente - AA a réduit la liste d’attente par la création de plafonds et par l’élimination des
listes d’attente dans la plupart des classes de service. Cette modification vous donne un produit qui vous permet
de mettre en liste d’attente les classes de service qui ont plus de potentiel de confirmation.
• Notification de Modification d’Horaire - Notifications de modifications mineures ont été réduites, éliminant les
files d'attente inutiles et l'activité téléphonique.
• Revendication des PNRs - Vous permet de réclamer les réservations effectuées par American Airlines, ce qui
élimine la nécessité de créer d'autres réservations actifs ou passifs. Ce sera un gain de temps pour vos agents.
Politiques
• Réservations dupliquées - AA suivra les activités de réservations des agents de voyage afin d’identifier les
réservations en double. La définition d’American Airlines pour une réservation dupliqué est l'utilisation du même
nom de passager pour un vol additionnel pour le même marché, date, numéro d’IATA, quel que soit le numéro de
vol, la classe de service ou le code de statut. Vous ne devez jamais réserver en dupliqué car c'est une perte de
temps et une perte pour nous.
• Réservations fictives - Réservations fictives sont celles dont le nom du passager inclut des mots comme ‘test /
voyageur / touriste’ ou un nom fictif avec des initiales, c'est-à-dire, A / B / C / D / E. Veuillez s’il vous plaît éviter la
pratique de garder de l'espace en utilisant des noms spéculatifs des passagers. Nous surveillerons ces activités
de réservation au niveau de l'agent de voyages afin d’identifier des réservations fictives.
• GDS Conversions de GDSs – Les agences seront responsables du paiement des frais de réservation associés à
la conversion à un nouveau GDS.
• PNR Passifs – La revendication (réclamation) de réservations effectuées par American Airlines élimine le besoin
de créer un PNR passif. Les PNRs passifs seront assujettis aux frais des segments improductifs.
• Notification de Modification d’Horaire - AA est facturé par l’original WK et puis par le SC qui le remplace, et ne
reçoit de crédit que si le segment WK ou WL est annulé. Lorsque vous travaillez vos ‘queues’ de notifications de
modifications d’horaire, vous devez annuler ces segments WK / WL.
• Segments Inactifs – Les agences doivent annuler les segments inutiles (ou non-nécessaires) portant les codes de
statut DL, DS, HX, IX, MM, NO, RM, UC, UN, US, UU, WK et WL au moins 24 heures avant le départ du vol.

En plus de ces politiques, vous pouvez nous aider à contrôler les frais de réservations en pensant que chaque fois que
vous créez un segment, il y a une charge. Autres exigences et suggestions qui réduiront les frais de réservations et vous
feront gagner du temps sont:
1. Éliminer l'usage excessif des activités de réserver et puis annuler, en émettant les billets dans le délai fixé dans la
règle du tarif.
2. Lors de l'utilisation de produits à bas prix, complétez la réservation et l'entrée du tarif bas en une seule transaction.
3. Pour les endroits avec de multiples GDS, réservez et émettez le billet dans le même système.
4. Nettoyage de PNRs - Les agents doivent annuler tout segment inutile (ou non-nécessaire) portant les codes de
statut DL, DS, HX, IX, MM, NO, RM, UC, UN, US, UU, WK et WL. Cela aidera également à la lecture, la
tarification et la billetterie du PNR.
5. Ne pas réserver des segments pour des raisons administratives. Utiliser autant que possible les segments
auxiliaires.
6. Limiter l'utilisation de segments ouverts. Vos passagers seront mieux servis étant confirmés.
7. Évitez d'utiliser des PNR passifs. Utilisez plutôt la revendication (réclamation) de PNRs.
8. Éliminer la pratique de tenir espace spéculatif sous des noms fictifs.

En travaillant à l'intérieur de nos initiatives, les changements de politique et ces suggestions permettront d'améliorer votre
productivité globale et de soutenir nos efforts de maîtrise des coûts.

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